ηλιοχαμόγελο

Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 12 Οκτωβρίου 2026

Η πολιτική είναι διαθέσιμη και σε άλλες γλώσσες από το μενού γλώσσας. Σε περίπτωση απόκλισης, υπερισχύει το ελληνικό κείμενο.

Το portal αυτό είναι το ηλεκτρονικό ημερήσιο μπλοκάκι του παιδικού σταθμού «ηλιοχαμόγελο» (Προσχολική Αγωγή, Ερμού 16-18, Βύρωνας). Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων είναι το σχολείο. Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με τα δεδομένα σας επικοινωνήστε στο iliohamogelo@gmail.com ή στα 210 7666996 και 210 7666997.

Τι δεδομένα αποθηκεύουμε

Για τους γονείς: ονοματεπώνυμο, email, προαιρετικά τηλέφωνο επικοινωνίας και προαιρετικά ημερομηνία γέννησης (μόνο για την ευχή στα γενέθλιά σας)· το τηλέφωνο και η ημερομηνία γέννησης φυλάσσονται χωριστά από τα υπόλοιπα στοιχεία και τα βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση του σχολείου και η γραμματεία, ποτέ οι παιδαγωγοί. Για τα παιδιά: ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, τμήμα, η διεύθυνση κατοικίας (βλ. παρακάτω), οι ημερήσιες καταγραφές φροντίδας (γεύματα, ύπνος, κενώσεις, παρατηρήσεις των παιδαγωγών) και τυχόν φωτογραφίες και σύντομα βίντεο της ημέρας, οι σημειώσεις που γράφετε εσείς, τα στοιχεία διδάκτρων (δόσεις και πληρωμές) και η επιλογή σχολικού λεωφορείου. Οι φωτογραφίες και τα σύντομα βίντεο του παιδιού λαμβάνονται και προβάλλονται με βάση τη γονική συναίνεση, την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε οποτεδήποτε από τη σελίδα σας: η ανάκληση ισχύει για τις ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΕΣ φωτογραφίες και τα μελλοντικά βίντεο. Για την αφαίρεση φωτογραφιών ανακοίνωσης που έχουν ήδη δημοσιευθεί, στείλτε αίτημα στη διεύθυνση του σχολείου, η οποία το διενεργεί. Ποιος τα βλέπει εξαρτάται από το πού μπαίνουν: οι φωτογραφίες και τα βίντεο του ημερήσιου μπλοκακιού είναι ιδιωτικά — από τους γονείς τα βλέπετε μόνο εσείς, ως γονείς του παιδιού· μέσα στο σχολείο τα βλέπουν η διεύθυνση, η γραμματεία και η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί· οι φωτογραφίες που συνοδεύουν μια ανακοίνωση (π.χ. από γιορτή ή εκδήλωση) τις βλέπουν όλοι οι γονείς στους οποίους απευθύνεται η ανακοίνωση: είτε μόνο οι γονείς των παιδιών της παιδαγωγού που την έγραψε, είτε ένα ή περισσότερα τμήματα, είτε ολόκληρο το σχολείο. Και στις δύο περιπτώσεις οι γονείς δεσμεύονται να μην αναδημοσιεύουν φωτογραφίες ή βίντεο εκτός της πλατφόρμας. Οι φωτογραφίες και τα βίντεο προβάλλονται αποκλειστικά μέσα στην πλατφόρμα, για εσωτερική ενημέρωση των γονέων: το σχολείο δεν δημοσιεύει φωτογραφίες ή βίντεο παιδιών στο ανοιχτό διαδίκτυο ούτε σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Για τα ραντεβού με τους παιδαγωγούς: η κράτηση που κάνετε (παιδί, παιδαγωγός, ημέρα και ώρα) και, όταν μια συνάντηση δεν πραγματοποιηθεί, η σχετική σημείωση της παιδαγωγού, της γραμματείας ή της διεύθυνσης, ώστε να μπορείτε να κλείσετε νέα ώρα. Για την παρακολούθηση παρουσιών: αν το παιδί ήρθε ή όχι κάθε μέρα (παρουσιολόγιο) και οι δηλώσεις μελλοντικής απουσίας που καταχωρείτε εσείς, μαζί με τυχόν σύντομη σημείωσή σας. Για τα ενημερωτικά μηνύματα που στέλνει το σχολείο: το ιστορικό αποστολής (θέμα του μηνύματος και παραλήπτης)· τα μηνύματα μπορεί να περιλαμβάνουν και συνημμένα αρχεία, που παραδίδονται ως προσωρινοί ασφαλείς σύνδεσμοι λήψης (ισχύουν για περίπου 30 ημέρες). Τα email που σας στέλνουμε από τα γραμματοκιβώτια του σχολείου στο Gmail καταχωρούνται ολόκληρα, όπως εξηγούμε παρακάτω στην ενότητα «Email που μας στέλνετε».

Για την αυτόματη σύνταξη βεβαιώσεων (π.χ. φοίτησης), η διεύθυνση διατηρεί επίσης το φύλο του παιδιού και τα ονόματα των γονιών (σε ονομαστική και γενική πτώση), ώστε το κείμενο να συντάσσεται με σωστή γραμματική. Τα στοιχεία αυτά τα βλέπουν και τα συμπληρώνουν η διεύθυνση και η γραμματεία, ενώ κάθε γονέας βλέπει εκείνα του δικού του παιδιού (τα χρειάζεται η βεβαίωση που εκδίδει ο ίδιος). Δεν αποθηκεύουμε κωδικούς ή άλλα ευαίσθητα στοιχεία για τον σκοπό αυτό.

Για την ασφαλή φροντίδα του παιδιού, οι παιδαγωγοί, η διεύθυνση και η γραμματεία μπορούν να κρατούν εσωτερικές σημειώσεις που ενδέχεται να περιλαμβάνουν πληροφορίες υγείας (π.χ. αλλεργίες ή ιατρικές ιδιαιτερότητες). Οι σημειώσεις αυτές τηρούνται αποκλειστικά για την προστασία και τη φροντίδα του παιδιού και τις βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση, η γραμματεία και η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί, ποτέ άλλοι γονείς. Κρατάμε επίσης τη διεύθυνση κατοικίας του παιδιού: οδό και αριθμό, περιοχή, ταχυδρομικό κώδικα και, όπου χρειάζεται, μια σύντομη σημείωση (π.χ. αλλαγή κατοικίας μέσα στη χρονιά). Τη χρειαζόμαστε για δύο πράγματα: για τα έκτακτα περιστατικά και για τη δρομολόγηση του σχολικού λεωφορείου. Τη διεύθυνση κατοικίας τη βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση του σχολείου και η γραμματεία, και μόνο αυτές την καταχωρούν στην καρτέλα του παιδιού· ΔΕΝ τη βλέπουν οι παιδαγωγοί, δεν τη βλέπουν άλλοι γονείς, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων. Εσείς μπορείτε να μας τη δηλώσετε ή να μας ζητήσετε να τη διορθώσουμε μέσα από την αίτηση επανεγγραφής (βλ. παρακάτω). Για την καθημερινή λειτουργία του portal δεν αποθηκεύουμε ΑΜΚΑ ή ΑΦΜ. (Εξαίρεση: η αίτηση εγγραφής, βλ. παρακάτω, συλλέγει ΑΦΜ/ΔΟΥ αποκλειστικά για την τιμολόγηση, με πρόσβαση μόνο από τη διεύθυνση του σχολείου και, για τις αιτήσεις που συμπληρώνονται από το σπίτι μέσω συνδέσμου, από τη γραμματεία.)

Για την παιδαγωγική παρακολούθηση του παιδιού, η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί συμπληρώνει μία εσωτερική καρτέλα ανά στάδιο (Παιδικό, Προ-προνήπιο, Προνήπιο): κριτήρια ανάπτυξης σε απλή κλίμακα ανά περίοδο, ένα πεδίο ελεύθερων σχολίων και ένα πεδίο όπου σημειώνονται τυχόν θεραπείες που ακολουθεί το παιδί (π.χ. λογοθεραπεία ή εργοθεραπεία), εφόσον μας τις έχετε γνωστοποιήσει. Η καρτέλα είναι ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ εργαλείο του σχολείου: τη βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση, η γραμματεία και η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί, ποτέ άλλοι γονείς και ποτέ άλλες παιδαγωγοί. Δεν εμφανίζεται στη σελίδα του γονέα· μπορείτε όμως πάντα να ζητήσετε αντίγραφο ή διόρθωσή της από τη διεύθυνση, όπως και για κάθε άλλο δεδομένο του παιδιού σας.

Ευχές γενεθλίων: αν γνωρίζουμε την ημερομηνία γέννησης του παιδιού ή τη δική σας, το σύστημα στέλνει αυτόματα ένα σύντομο email με ευχές την ημέρα των γενεθλίων. Δεν περιέχει κανένα άλλο στοιχείο, δεν κοινοποιείται πουθενά αλλού και δεν χρησιμοποιείται για κανέναν άλλο σκοπό. Η ημερομηνία γέννησης του γονέα είναι προαιρετική: αν δεν τη δώσετε, απλώς δεν στέλνεται η ευχή. Αν δεν επιθυμείτε να λαμβάνετε τέτοια email, αρκεί να μας το πείτε (τηλεφωνικά, από κοντά ή με email) και τα διακόπτουμε.

Βιβλιοθήκη φωτογραφιών: μέσα στο portal υπάρχει ξεχωριστή σελίδα «Φωτογραφίες». Εκεί η παιδαγωγός του παιδιού σας ανεβάζει ομαδικές φωτογραφίες του τμήματος (π.χ. από μια γιορτή ή μια δραστηριότητα) και, όπου χρειάζεται, ατομικές φωτογραφίες ενός παιδιού. Εσείς βλέπετε ΜΟΝΟ τις ατομικές φωτογραφίες του δικού σας παιδιού και τις ομαδικές που ανέβασε η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί σας· ομαδική που ανεβάζει η διεύθυνση τη βλέπουν όλοι οι γονείς του τμήματος. Μπορείτε να τις δείτε σε μεγέθυνση και να τις κατεβάσετε στη συσκευή σας. Δεν βλέπετε φωτογραφίες άλλων τμημάτων ούτε ατομικές φωτογραφίες άλλων παιδιών. Μέσα στο σχολείο τις βλέπουν η διεύθυνση και η γραμματεία, και κάθε παιδαγωγός τα τμήματα και τα παιδιά της. Οι φωτογραφίες σμικρύνονται κατά το ανέβασμα και τα τεχνικά στοιχεία του αρχείου (π.χ. τοποθεσία λήψης) δεν διατηρούνται. Ισχύουν τα ίδια με τις υπόλοιπες φωτογραφίες: λαμβάνονται με βάση τη γονική συναίνεση, δεν δημοσιεύονται ποτέ εκτός της πλατφόρμας, οι γονείς δεσμεύονται να μην τις αναδημοσιεύουν, και διαγράφονται αυτόματα όταν συμπληρώσουν δύο (2) χρόνια από την ημέρα που τραβήχτηκαν.

Έγγραφα του παιδιού: μέσα στο portal υπάρχει ξεχωριστή σελίδα «Έγγραφα». Εκεί εσείς ή το σχολείο ανεβάζετε τα έγγραφα που χρειάζονται για τη φοίτηση, όπως πιστοποιητικό γέννησης, πιστοποιητικό υγείας, βιβλιάριο εμβολίων, ΑΔΥΜ, voucher ΕΣΠΑ/ΕΕΤΑΑ ή υπεύθυνες δηλώσεις. Δεκτός είναι κάθε τύπος αρχείου, έως 10 MB· μέσα στον browser ανοίγουν μόνο τα PDF και οι φωτογραφίες, και όλα τα άλλα κατεβαίνουν στη συσκευή σας ως αρχείο. Ένα αρχείο που δεν είναι PDF ή φωτογραφία περνά πρώτα από αυτόματο έλεγχο ασφαλείας, συνήθως μέσα σε λίγα λεπτά, και ως τότε το ανοίγουν μόνο όποιος το ανέβασε και η διεύθυνση· αν ο έλεγχος το κρίνει επικίνδυνο, φυλάσσεται, αλλά το ανοίγει μόνο η διεύθυνση, ώσπου να το εξετάσει η ίδια και να το εγκρίνει. Το ίδιο ισχύει και για όσα μας στέλνετε ως συνημμένα σε email: αν η διεύθυνση από την οποία γράφετε αντιστοιχεί σε λογαριασμό γονέα και το μήνυμα συνδεθεί με το παιδί σας, το συνημμένο αποθηκεύεται αυτόματα στον φάκελό του, ώστε να μη χαθεί. Το είδος του εγγράφου το καταλαβαίνει το ίδιο το portal από λέξεις στο όνομα του αρχείου, στο θέμα και στο κείμενο του email και, στα PDF, στο κείμενο των πρώτων σελίδων τους, χωρίς να στέλνει τίποτα σε άλλη υπηρεσία και χωρίς να κρατά το κείμενο που διάβασε από το PDF· ό,τι δεν αναγνωρίζεται μπαίνει ως «Άλλο έγγραφο». Ό,τι το portal αναγνωρίζει ότι δεν είναι έγγραφο του παιδιού, όπως μια απόδειξη πληρωμής ή υλικό για εκτύπωση, δεν μπαίνει στα Έγγραφα και μένει φυλαγμένο μαζί με το email· από διευθύνσεις που μας στέλνουν συχνά υλικό για εκτύπωση μπαίνουν αυτόματα μόνο όσα αναγνωρίζονται ως έγγραφα. Το ίδιο ισχύει για ό,τι στέλνετε όσο ο λογαριασμός σας είναι σε παύση από τη διεύθυνση, και για ένα αρχείο που δεν αναγνωρίζεται, όταν ο φάκελος του παιδιού είναι σχεδόν γεμάτος. Η ταυτότητα γονέα με δύο παιδιά στο σχολείο μετρά και για τα δύο, και με έγκριση της διεύθυνσης μπαίνει και στον φάκελο του δεύτερου παιδιού. Τα βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση, η γραμματεία και οι γονείς του συγκεκριμένου παιδιού· η παιδαγωγός δεν έχει πρόσβαση. Αυτό σημαίνει ότι ένα συνημμένο που ήρθε με email το βλέπει και η γραμματεία, ενώ το ίδιο το μήνυμα όχι: το κείμενο του email το διαβάζει μόνο η διεύθυνση. Από τις φωτογραφίες αφαιρούνται τα τεχνικά στοιχεία του αρχείου, όπως η τοποθεσία λήψης: όσες ανεβάζετε από τη σελίδα μικραίνουν και καθαρίζονται στη συσκευή σας, ενώ όσες φτάνουν με email καθαρίζονται στον διακομιστή μας. Φωτογραφία σε μορφή που η συσκευή σας δεν μπορεί να μικρύνει (π.χ. HEIC του iPhone σε υπολογιστή) ανεβαίνει από τη σελίδα όπως είναι, μαζί με τα τεχνικά της στοιχεία, και κατεβαίνει ως αρχείο· αν δεν το θέλετε, στείλτε τη ως JPEG. Αν φτάσει με email, δεν αποθηκεύεται αυτόματα και τη βάζει άνθρωπος. Μπορείτε να σβήσετε όποτε θέλετε ό,τι ανεβάσατε οι ίδιοι από τη σελίδα· ό,τι ανέβασε το σχολείο και ό,τι ήρθε με email το σβήνει το σχολείο, με ένα τηλέφωνο ή αίτημά σας. Τα έγγραφα ακολουθούν τον φάκελο του παιδιού: κρατούνται όσο φοιτά και στη συνέχεια μαζί με το αρχείο του σχολείου, εκτός αν ζητήσετε τη διαγραφή τους.

Λίστα εγγράφων εγγραφής: για κάθε παιδί κρατάμε ποια από τα έγγραφα εγγραφής που χρειαζόμαστε έχουμε ήδη, στο portal ή σε χαρτί, και ποια λείπουν ακόμη, μαζί με το ποιος από τη διεύθυνση ή τη γραμματεία το σημείωσε και πότε, και μια σύντομη σημείωση όπου χρειάζεται (π.χ. «ένας κηδεμόνας»). Τη βλέπουν μόνο η διεύθυνση και η γραμματεία· εσείς βλέπετε στη σελίδα «Έγγραφα» τι μας λείπει ακόμη, χωρίς τις σημειώσεις. Η παιδαγωγός δεν έχει πρόσβαση. Κρατιέται όσο και τα έγγραφα του παιδιού.

Αίτηση εγγραφής (online φόρμα)

Κατά την εγγραφή, η φόρμα (eggrafi.iliohamogelo.com) συμπληρώνεται είτε στον χώρο του σχολείου είτε από το σπίτι σας, μέσω προσωπικού συνδέσμου μιας χρήσης που σας στέλνει το σχολείο και που λήγει σε ορισμένη ημερομηνία. Και στις δύο περιπτώσεις συλλέγει τα στοιχεία που χρειάζονται για την εγγραφή και την τιμολόγηση: ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας του παιδιού και των γονέων, ημερομηνία και τόπο γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, επάγγελμα των γονέων, το τμήμα, το ονοματεπώνυμο και τον ΑΦΜ/ΔΟΥ του φορολογικά υπόχρεου, τις επιλογές πληρωμής και μεταφοράς, καθώς και την υπογραφή του κηδεμόνα (ως εικόνα) που πιστοποιεί την αποδοχή των όρων. Τα στοιχεία αυτά τα βλέπουν και τα διαχειρίζονται ΜΟΝΟ η διεύθυνση και, για τις αιτήσεις που συμπληρώνονται από το σπίτι μέσω συνδέσμου, η γραμματεία. Προαιρετικά, ο κηδεμόνας μπορεί να καταγράψει σημειώσεις για ιδιαιτερότητες ή θέματα υγείας του παιδιού (π.χ. αλλεργίες ή ιατρικές ιδιαιτερότητες), ώστε να το φροντίζουμε με ασφάλεια· οι σημειώσεις αυτές τις παρέχει προαιρετικά ο ίδιος ο κηδεμόνας και τηρούνται αποκλειστικά για την προστασία και τη φροντίδα του παιδιού· τις βλέπουν ΜΟΝΟ η διεύθυνση, η γραμματεία και η παιδαγωγός στην οποία έχει ανατεθεί το παιδί. Δεν συλλέγεται ΑΜΚΑ ούτε επίσημα ιατρικά έγγραφα μέσω της φόρμας (το Ατομικό Δελτίο Υγείας παραμένει έντυπο, συμπληρωμένο από παιδίατρο).

Για την απόδειξη της αποδοχής των όρων, καταγράφονται η ημερομηνία και ώρα υποβολής, η διεύθυνση IP και το πρόγραμμα περιήγησης (user-agent), αποκλειστικά ως τεκμήριο της συναίνεσης. Τις αιτήσεις που δεν καταλήγουν σε εγγραφή τις διαγράφει το σχολείο εντός εύλογου διαστήματος μετά την έναρξη της σχολικής χρονιάς. Η αίτηση που συμπληρώθηκε από το σπίτι μέσω συνδέσμου μένει επιπλέον ως ηλεκτρονική υποβολή στο γραφείο του σχολείου μέχρι να τη διαγράψει το σχολείο: δεν τη σβήνει κανένας αυτόματος κανόνας και δεν κρατιέται γι' αυτήν αρχειακό αντίγραφο. Μπορείτε οποτεδήποτε να ζητήσετε τη διαγραφή της (βλ. «Τα δικαιώματά σας»).

Επανεγγραφή μέσα από το portal

Όταν η διεύθυνση ανοίξει την περίοδο επανεγγραφών, δηλώνετε από το portal ότι το παιδί σας συνεχίζει τη νέα χρονιά, χωρίς να έρθετε στο σχολείο. Η δήλωση καταχωρείται ως αίτηση εγγραφής για τη νέα χρονιά και κρατά: τα στοιχεία του παιδιού που έχουμε ήδη (ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, τμήμα, φύλο και ονόματα γονέων), τα οποία δεν τα πληκτρολογείτε εσείς, και όσα συμπληρώνετε στη φόρμα: τηλέφωνο πατέρα, τηλέφωνο μητέρας και ένα άλλο τηλέφωνο επικοινωνίας, τη διεύθυνση κατοικίας με ΤΚ και περιοχή, την επιλογή σχολικού λεωφορείου μαζί με τις ώρες παραλαβής και παράδοσης, μια ελεύθερη σημείωση προς το σχολείο, την αποδοχή των όρων και της συναίνεσης, και την επιλογή σας για τις φωτογραφίες. Καταγράφονται επίσης η ημερομηνία και ώρα υποβολής και από ποιον λογαριασμό γονέα έγινε. Για την επανεγγραφή ΔΕΝ ζητάμε και ΔΕΝ αποθηκεύουμε ΑΦΜ/ΔΟΥ, υπογραφή, διεύθυνση IP ή πρόγραμμα περιήγησης, ούτε δίνετε εσείς οικονομικά στοιχεία: τα δίδακτρα και το τμήμα της νέας χρονιάς τα ορίζει το σχολείο. Την αίτηση επανεγγραφής τη βλέπει ΜΟΝΟ η διεύθυνση· εσείς βλέπετε στο portal μόνο ότι στάλθηκε και πότε. Αν δώσετε τη συναίνεση για τις φωτογραφίες, ενημερώνεται και η καρτέλα του παιδιού· η συναίνεση δεν ανακαλείται ποτέ αυτόματα: την ανακαλείτε εσείς από τη σελίδα του γονέα.

Αιτήματα προς το σχολείο

Από τη σελίδα «Επικοινωνία με το σχολείο» του μενού σας μπορείτε να στείλετε γραπτό αίτημα για το παιδί σας και η συζήτηση συνεχίζεται ως νήμα. Κρατάμε το θέμα και το κείμενο που γράφετε, το παιδί που αφορά, τον λογαριασμό σας ως αποστολέα, την ημερομηνία και ώρα, και όλες τις απαντήσεις που ακολουθούν — και τις δικές σας και του σχολείου — με τη σειρά που γράφτηκαν. Το κείμενο είναι ελεύθερο και το γράφετε εσείς: μπορεί να περιέχει οτιδήποτε επιλέξετε να μας πείτε, από οικονομικά μέχρι θέματα υγείας του παιδιού. Κρατάμε επίσης πότε άνοιξε το αίτημα ο καθένας που το βλέπει (και εσείς και το προσωπικό) και πότε σημειώθηκε ως «Τακτοποιήθηκε», ώστε να μη μένει αίτημα αναπάντητο χωρίς να το πάρει κανείς είδηση.

Ποιος το βλέπει: η γραμματεία και η διεύθυνση του σχολείου βλέπουν ΠΑΝΤΑ όλα τα αιτήματα και ολόκληρο το νήμα — αυτό δεν είναι επιλογή σας και γίνεται ώστε να μη μείνει ένα αίτημα σε έναν μόνο άνθρωπο χωρίς να ξέρει κανείς αν απαντήθηκε. Η παιδαγωγός του παιδιού σας το βλέπει ΜΟΝΟ αν το ζητήσετε εσείς, τσεκάροντας «Να το δει και η παιδαγωγός του παιδιού μου»· τότε διαβάζει το νήμα αλλά δεν γράφει σε αυτό, γιατί απαντούν μόνο η γραμματεία και η διεύθυνση. Καμία άλλη παιδαγωγός και κανένας άλλος γονιός δεν το βλέπει, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων. Στο νήμα δεν φαίνεται ποιος υπάλληλος απάντησε: οι απαντήσεις εμφανίζονται ως «Το σχολείο».

Κάθε απάντηση του σχολείου σάς στέλνει και email, χωρίς επιλογή: δεν περιμένουμε να μπείτε στο portal για να τη δείτε. Το email πηγαίνει στη διεύθυνση email του λογαριασμού σας και περιέχει το θέμα και ολόκληρο το κείμενο της απάντησης. Στην αντίθετη κατεύθυνση, email προς το προσωπικό φεύγει μόνο αν το ζητήσετε εσείς («Είναι επείγον: να τους σταλεί και email») και τότε περιέχει ολόκληρο το κείμενο του δικού σας μηνύματος. Δηλαδή ό,τι γράφεται στο νήμα ταξιδεύει και μέσα στο email, μέσω της υπηρεσίας Resend (βλ. «Πού φυλάσσονται»). Κανένας αυτόματος κανόνας δεν σβήνει τα αιτήματα: δεν έχουν προθεσμία διαγραφής. Κρατούνται όσο και τα υπόλοιπα δεδομένα του παιδιού, και μετά την αποχώρησή του: από τότε δεν τα βλέπετε εσείς, τα κρατά όμως το σχολείο (βλ. «Για πόσο καιρό»). Φεύγουν ολόκληρα, μαζί με όλες τις απαντήσεις και τα σημάδια ανάγνωσης, μόνο σε δύο περιπτώσεις: (α) αν διαγραφεί ο λογαριασμός γονέα από τον οποίο στάλθηκαν· (β) με την οριστική διαγραφή των δεδομένων του παιδιού. Αντίγραφο των αιτημάτων ΔΕΝ κρατά ούτε το εσωτερικό ψηφιακό αρχείο του σχολείου. Ό,τι έχει ήδη φύγει με email δεν το φτάνει καμία από τις δύο διαγραφές: μένει στα γραμματοκιβώτια των παραληπτών.

Email που μας στέλνετε

Όταν στέλνετε email στη διεύθυνση email του σχολείου, το μήνυμα δεν μένει μόνο σε ένα γραμματοκιβώτιο: καταχωρείται και μέσα στο portal, ώστε η επικοινωνία μαζί σας να βρίσκεται σε ένα σημείο και να μη χάνεται. Κρατάμε τη διεύθυνση και το όνομα του αποστολέα, τους παραλήπτες, την ημερομηνία και ώρα, το θέμα, ολόκληρο το κείμενο του μηνύματος, τη μορφοποιημένη του εκδοχή και τα αρχεία που επισυνάπτετε. Κρατάμε επίσης τα τεχνικά αποτελέσματα των ελέγχων γνησιότητας, δηλαδή τις ενδείξεις για το αν το μήνυμα στάλθηκε πράγματι από τη διεύθυνση που δηλώνει. Το κείμενο το γράφετε εσείς και μπορεί να περιέχει οτιδήποτε επιλέξετε να μας πείτε, από οικονομικά μέχρι θέματα υγείας του παιδιού. Αν απαντάτε σε δικό μας email, η απάντησή σας συνήθως κουβαλά από κάτω και το προηγούμενο δικό μας μήνυμα: αυτό το παρατιθέμενο κομμάτι το ξεχωρίζουμε και το φυλάμε χωριστά, και το ανοίγει μόνο η διεύθυνση του σχολείου, γιατί μπορεί να περιέχει στοιχεία που δεν αφορούν όποιον διαβάζει το νέο σας μήνυμα. Email που δεν απευθύνεται στη διεύθυνση του σχολείου δεν καταχωρείται με αυτόν τον τρόπο· τα email προς τις εκπαιδευτικούς τα εξηγεί η επόμενη ενότητα.

Τη διεύθυνση email του αποστολέα τη συγκρίνουμε με τους λογαριασμούς των γονέων. Αν ταιριάξει με τον δικό σας λογαριασμό, το μήνυμα μπαίνει στη συνομιλία του παιδιού σας, δίπλα στα υπόλοιπα που έχουμε καταγράψει για εκείνο. Αν έχετε περισσότερα από ένα παιδιά στο σχολείο, το σύστημα δεν διαλέγει μόνο του: το μήνυμα μένει σε αναμονή μέχρι να το χρεώσει άνθρωπος στο σωστό παιδί. Μια διεύθυνση email δεν αποδεικνύει ταυτότητα, αφού όποιος τη γνωρίζει μπορεί να γράψει στο όνομά της. Γι' αυτό το σχολείο βλέπει δίπλα σε κάθε μήνυμα το αποτέλεσμα των ελέγχων γνησιότητας του αποστολέα, και μπορεί πάντα να διορθώσει σε ποιο παιδί χρεώθηκε ένα μήνυμα. Τα εισερχόμενα αυτά τα βλέπει ΜΟΝΟ η διεύθυνση του σχολείου: ούτε η γραμματεία, ούτε οι παιδαγωγοί, ούτε άλλοι γονείς, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων.

Τα εισερχόμενα email ακολουθούν τον φάκελο του παιδιού: κρατούνται όσο και τα υπόλοιπα στοιχεία του, δηλαδή χωρίς προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης. Κανένας αυτόματος κανόνας δεν τα σβήνει, ούτε τα ίδια τα μηνύματα ούτε τα συνημμένα αρχεία τους. Η διαγραφή γίνεται μόνο με το χέρι και αποκλειστικά από τη διεύθυνση του σχολείου, είτε ύστερα από δικό σας αίτημα είτε με δική της απόφαση. Όταν σας απαντάμε σε τέτοιο email, η απάντηση φεύγει από διεύθυνση no-reply και φέρει ως διεύθυνση απάντησης το γραμματοκιβώτιο που έλαβε το αρχικό σας μήνυμα, ώστε η δική σας απάντηση να ξαναφτάσει σε άνθρωπο. Το κείμενο της απάντησής μας κρατιέται μαζί με το μήνυμά σας. Αν προτιμάτε να μη μείνει γραπτό ίχνος για κάτι που θέλετε να μας πείτε, πάρτε μας τηλέφωνο ή πείτε το μας από κοντά.

Και τα email που σας στέλνουμε εμείς από το Gmail: το σχολείο γράφει στους γονείς και από τα δύο γραμματοκιβώτιά του στο Gmail (iliohamogelo@gmail.com και iliohamogelogrammateia@gmail.com). Για να μη χάνεται ούτε αυτή η επικοινωνία, ένα αυτόματο σενάριο μέσα σε αυτούς τους λογαριασμούς καταχωρεί στο portal κάθε email που στάλθηκε σε γονιό, στη συνομιλία του παιδιού του: τον λογαριασμό αποστολής, τους παραλήπτες, την ημερομηνία και ώρα, το θέμα, ολόκληρο το κείμενο, τη μορφοποιημένη του εκδοχή και τα συνημμένα αρχεία. Όταν μπήκε σε λειτουργία, καταχώρησε και τα email των 30 προηγούμενων ημερών. Για να ξεχωρίσει ποια email αφορούν γονείς, το σενάριο στέλνει στο portal μόνο τις διευθύνσεις των παραληπτών κάθε απεσταλμένου, και το portal τις συγκρίνει με τους λογαριασμούς των γονέων. Email που δεν πήγε σε γονιό δεν καταχωρείται, και από αυτό δεν φεύγει ούτε το θέμα ούτε το κείμενο. Όπως και στα εισερχόμενα, το προηγούμενο μήνυμα που παρατίθεται από κάτω φυλάσσεται χωριστά. Τα απεσταλμένα αυτά τα βλέπει ΜΟΝΟ η διεύθυνση του σχολείου: ούτε η γραμματεία, ούτε οι παιδαγωγοί, ούτε άλλοι γονείς, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων. Κρατούνται όπως τα εισερχόμενα, χωρίς προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης. Τα σβήνει μόνο η διεύθυνση με το χέρι, και ένα email που σβήστηκε δεν ξανακαταχωρείται.

Το υπηρεσιακό email του σχολείου (@iliohamogelo.com)

Το σχολείο δίνει στις εκπαιδευτικούς του υπηρεσιακό email με κατάληξη @iliohamogelo.com. Είναι email του σχολείου, για τη δουλειά του σχολείου και όχι για προσωπική χρήση, και το φιλοξενεί το ίδιο το σχολείο: τα μηνύματα και τα συνημμένα τους φυλάσσονται στη βάση δεδομένων του portal και διαβάζονται από τη σελίδα email.iliohamogelo.com. Το inbox δέχεται email μόνο από το σχολείο (διεύθυνση, γραμματεία, συναδέλφους, portal) και από γονείς με ενεργό λογαριασμό, όταν γράφουν από το email με το οποίο συνδέονται στο portal. Ό,τι άλλο φτάνει δεν παραδίδεται, και στη βάση μας δεν μένει ούτε ο αποστολέας ούτε το περιεχόμενό του. Όπως και στα email που μας στέλνετε, κρατάμε το αποτέλεσμα των ελέγχων γνησιότητας: πλαστό μήνυμα κόβεται, και όσα δεν μπορούν να ελεγχθούν φτάνουν με σχετική ένδειξη και με τα συνημμένα κλειδωμένα. Από αυτό το email οι εκπαιδευτικοί γράφουν μόνο στη διεύθυνση, στη γραμματεία και στις συναδέλφους τους, ποτέ σε γονείς.

Αν στείλετε email σε εκπαιδευτικό, αποθηκεύεται στο inbox της μαζί με τα συνημμένα του. Επειδή το inbox είναι υπηρεσιακό, το διαβάζουν η εκπαιδευτικός και η διεύθυνση του σχολείου, και η πρόσβαση της διεύθυνσης σε κάθε inbox καταγράφεται. Κανένας άλλος λογαριασμός του portal (γραμματεία, άλλες εκπαιδευτικοί, γονείς) δεν έχει πρόσβαση, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων. Δίπλα στο μήνυμα φαίνονται το όνομά σας και τα μικρά ονόματα των παιδιών σας που έχουν ανατεθεί στην εκπαιδευτικό. Οι εκπαιδευτικοί δεν απαντούν με email στους γονείς: όταν χρειάζεται απάντηση, προωθούν το μήνυμα στη γραμματεία ή στη διεύθυνση, που σας απαντούν, και από εκεί και πέρα αντίγραφό του υπάρχει και στο email τους. Κάθε νέος κωδικός που δίνει η διεύθυνση σε εκπαιδευτικό, για παράδειγμα όταν τον ξεχάσει, γράφεται στις «Τελευταίες συνδέσεις» του email της.

Το σχολείο έχει και δύο κοινά υπηρεσιακά email, που ανήκουν στον ρόλο και όχι σε πρόσωπο: το diefthinsi@iliohamogelo.com της διεύθυνσης και το grammateia@iliohamogelo.com της γραμματείας. Ό,τι στείλετε στο diefthinsi@iliohamogelo.com φυλάσσεται στο inbox της διεύθυνσης μαζί με τα συνημμένα του και το διαβάζουν μόνο οι λογαριασμοί της διεύθυνσης. Ό,τι στείλετε στο grammateia@iliohamogelo.com φυλάσσεται στο inbox της γραμματείας μαζί με τα συνημμένα του και το διαβάζουν ο λογαριασμός της γραμματείας και η διεύθυνση, της οποίας η πρόσβαση καταγράφεται· όταν αλλάζει το πρόσωπο στη γραμματεία, το inbox περνά με τα email του στον λογαριασμό που αναλαμβάνει. Οι εκπαιδευτικοί δεν έχουν πρόσβαση σε κανένα από τα δύο. Εκτός από το σχολείο, αυτά τα δύο email δέχονται μηνύματα μόνο από τις οικογένειες του σχολείου: από το email με το οποίο συνδέεστε στο portal, από διεύθυνση που δηλώσατε στην αίτηση εγγραφής του παιδιού σας ή από διεύθυνση που έχει συνδέσει με το παιδί σας η διεύθυνση του σχολείου, και όταν το παιδί σας δεν φοιτά πια. Σε όποιον άλλο τους γράψει στέλνουμε μία αυτόματη απάντηση ότι το μήνυμά του δεν παραδόθηκε, με τις διευθύνσεις Gmail του σχολείου, μόνο όταν οι έλεγχοι γνησιότητας επιβεβαιώσουν τη διεύθυνσή του και το πολύ μία φορά σε είκοσι τέσσερις (24) ώρες· το μήνυμά του δεν φυλάσσεται, και για να μη σταλεί δεύτερη απάντηση κρατάμε για δύο (2) ημέρες ένα αποτύπωμα (hash) της διεύθυνσής του, όχι την ίδια τη διεύθυνση. Οριστικά σβήνουν email από αυτά μόνο η διεύθυνση και, από το inbox της γραμματείας, ο λογαριασμός της γραμματείας όσα αδειάσει από τον κάδο του. Η διεύθυνση και η γραμματεία μπορούν να σας γράφουν και να σας απαντούν από αυτά τα email, και όταν το παιδί σας δεν φοιτά πια, εκτός αν ο λογαριασμός σας είναι σε παύση από τη διεύθυνση· τότε δεν στέλνουμε email ούτε σε άλλη διεύθυνση της οικογένειάς σας που δεν έχει δικό της λογαριασμό στο portal· ο άλλος γονιός, αν έχει δικό του ενεργό λογαριασμό, συνεχίζει να λαμβάνει. Όπως από κάθε υπηρεσιακό email, γράφουν από αυτά και σε άλλες διευθύνσεις για τη δουλειά του σχολείου, για παράδειγμα σε φορείς ή σε προμηθευτές, ποτέ όμως ένα κοινό email σε γονείς διαφορετικών οικογενειών, όπου ο καθένας θα έβλεπε τη διεύθυνση του άλλου. Τα μηνύματα περνούν από την υπηρεσία Resend, όπως και των εκπαιδευτικών. Ένας λογαριασμός της γραμματείας μπορεί να έχει και δικό του υπηρεσιακό email @iliohamogelo.com, που δεν περνά ποτέ σε άλλο πρόσωπο. Ό,τι στείλετε εκεί φυλάσσεται στο inbox του μαζί με τα συνημμένα του και το διαβάζουν μόνο ο λογαριασμός αυτός και η διεύθυνση, της οποίας η πρόσβαση καταγράφεται. Για το ποιοι μπορούν να του γράφουν, για την αυτόματη απάντηση και για όσα στέλνει ισχύουν όσα και για το grammateia@iliohamogelo.com· για τη διατήρηση, τη διαγραφή, την αποχώρηση και το ιστορικό συνδέσεων ισχύουν όσα γράφει αυτή η ενότητα για το email των εκπαιδευτικών.

Τα email ανάμεσα σε εσάς και στο σχολείο μέσα από το υπηρεσιακό email (@iliohamogelo.com) μπαίνουν και στη συνομιλία του παιδιού σας, όπως και τα email των δύο Gmail του σχολείου: όσα στέλνετε σε οποιοδήποτε inbox @iliohamogelo.com (της διεύθυνσης, της γραμματείας ή εκπαιδευτικού) και όσα σας στέλνουν η διεύθυνση και η γραμματεία από τα δικά τους inbox. Ένα email σε inbox εκπαιδευτικού μπαίνει στη συνομιλία των παιδιών σας που φοιτούν και της έχουν ανατεθεί ή, αν δεν της έχει ανατεθεί κανένα από αυτά, όλων των παιδιών σας που φοιτούν· κάθε άλλο email από ή προς εσάς μπαίνει στη συνομιλία κάθε παιδιού σας που φοιτά ή, αν δεν φοιτά πια κανένα, των παιδιών σας στο αρχείο του σχολείου. Στα inbox της διεύθυνσης και της γραμματείας το ίδιο ισχύει και για τη διεύθυνση που δηλώσατε στην αίτηση εγγραφής των παιδιών σας, όταν δεν τη δήλωσε και άλλη οικογένεια. Όταν μια διεύθυνση ανήκει σε περισσότερες από μία οικογένειες, το email δεν μπαίνει μόνο του σε καμία συνομιλία: τη σύνδεση με το σωστό παιδί την κάνει μόνο η διεύθυνση του σχολείου, που μπορεί επίσης να διορθώσει σε ποιο παιδί μπήκε οποιοδήποτε email αυτών των inbox, και τότε αλλάζει μαζί και η απάντηση του σχολείου σε αυτό. Μπορεί ακόμη να ορίσει ότι τα επόμενα email της ίδιας διεύθυνσης θα μπαίνουν στη συνομιλία των ίδιων παιδιών, όταν είναι παιδιά μίας οικογένειας: τότε μπαίνουν και όσα προηγούμενα δεν είχαν μπει σε καμία συνομιλία, μαζί με τις απαντήσεις του σχολείου σε αυτά, και κρατάμε τη διεύθυνση μαζί με τα παιδιά μέχρι να το αλλάξει η διεύθυνση του σχολείου ή να σβηστούν οριστικά τα στοιχεία του παιδιού. Κατά τα άλλα, το παιδί κρίνεται τη στιγμή που φτάνει ή φεύγει το email και δεν αλλάζει μόνο του αργότερα. Δεν μπαίνουν τα email ανάμεσα στις εκπαιδευτικούς, στη διεύθυνση και στη γραμματεία, ούτε τα αυτόματα μηνύματα του portal προς αυτά τα inbox. Η συνομιλία δεν κρατά δικό της αντίγραφο: δείχνει το ίδιο το email όσο υπάρχει σε κάποιο inbox, και στον κάδο του, και όταν σβηστεί οριστικά από κάθε inbox όπου βρίσκεται, φεύγει και από τη συνομιλία· η οριστική διαγραφή των στοιχείων του παιδιού αφαιρεί το email από τη συνομιλία, όχι από το inbox. Τη συνομιλία τη βλέπει μόνο η διεύθυνση του σχολείου, και ο περιορισμός αυτός επιβάλλεται από τη βάση δεδομένων. Εκεί φαίνονται η ημερομηνία, το όνομα και η διεύθυνση email σας, το inbox, το αποτέλεσμα των ελέγχων γνησιότητας ή της αποστολής, το πλήθος των συνημμένων και αν το email είναι στον κάδο· το θέμα και το κείμενο φαίνονται αμέσως μόνο για το inbox της διεύθυνσης. Ενός email από inbox εκπαιδευτικού ή της γραμματείας το θέμα και το κείμενο ανοίγουν μόνο όταν τα ζητήσει η διεύθυνση, και κάθε τέτοιο άνοιγμα καταγράφεται όπως η πρόσβασή της στο ίδιο το inbox. Τα συνημμένα αρχεία μένουν στο inbox· οι φωτογραφίες και τα PDF που στέλνετε από επιβεβαιωμένη διεύθυνση στο inbox της διεύθυνσης ή της γραμματείας, όταν το email αφορά ένα μόνο παιδί σας, φυλάσσονται επιπλέον στα «Έγγραφα» του παιδιού, και όταν η διεύθυνση δεν είναι αυτή με την οποία συνδέεστε στο portal, όπως περιγράφει η παράγραφος για τα Έγγραφα του παιδιού· όχι όμως όσο ισχύει η παύση της προηγούμενης παραγράφου.

Τα email που φτάνουν στις εκπαιδευτικούς απ' έξω, και όσα στέλνουν εκείνες στα Gmail του σχολείου, περνούν από την υπηρεσία Resend, που τα διακινεί από υποδομές της στην Ιρλανδία (Ευρωπαϊκή Ένωση). Η Resend κρατά αντίγραφό τους για τριάντα (30) ημέρες· για την ίδια την εταιρεία, για το πού φυλάσσει δεδομένα και για τη διαβίβασή τους ισχύουν όσα γράφει η ενότητα «Πού φυλάσσονται». Όσα ανταλλάσσουν οι εκπαιδευτικοί μεταξύ τους μένουν μόνο στη βάση μας. Τα email των inbox ανήκουν στο σχολείο και κρατιούνται όσο το ορίζει το σχολείο· σήμερα δεν έχουν προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης και κανένας αυτόματος κανόνας δεν τα σβήνει. Οριστικά σβήνει μόνο η ίδια η εκπαιδευτικός όσα αδειάσει από τον κάδο της, ή η διεύθυνση όλο το περιεχόμενο ενός inbox, με ρητή επιβεβαίωση. Όταν μια εκπαιδευτικός αποχωρεί, το inbox της κλειδώνει, τα email του μένουν στο σχολείο και η διεύθυνση email της δεν δίνεται ποτέ σε άλλη.

Για την ασφάλεια του λογαριασμού, κάθε σύνδεση εκπαιδευτικού που έχει υπηρεσιακό email, είτε στο portal είτε στο email.iliohamogelo.com, καταγράφεται με την ώρα, το είδος της συσκευής και του προγράμματος περιήγησης και την κατά προσέγγιση τοποθεσία (πόλη, περιοχή, χώρα), που υπολογίζεται από τη διεύθυνση IP μέσω της υπηρεσίας ipapi.co· η ίδια η διεύθυνση IP δεν γράφεται σε αυτό το ιστορικό. Το ιστορικό το βλέπει μόνο η εκπαιδευτικός, στις «Τελευταίες συνδέσεις» του email της, και όσο το inbox της είναι ενεργό, σε κάθε σύνδεση σβήνονται αυτόματα οι γραμμές που είναι παλαιότερες από ένα (1) έτος. Σε αυτές τις εκπαιδευτικούς η ειδοποίηση σύνδεσης που αναφέρει η ενότητα «Πού φυλάσσονται» δεν στέλνεται με email. Ειδοποίηση υπάρχει μόνο όταν η σύνδεση γίνεται από συσκευή που δεν έχει χρησιμοποιηθεί τις τελευταίες εκατόν ογδόντα (180) ημέρες ή από χώρα που δεν έχει ξαναφανεί: η εκπαιδευτικός τη βλέπει στις συσκευές όπου έχει ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις, με τη συσκευή, την περιοχή και την ώρα, και η διεύθυνση του σχολείου παίρνει ειδοποίηση μόνο με το όνομά της και την ώρα. Η πρώτη σύνδεση που καταγράφεται είναι η αφετηρία της σύγκρισης και δεν φέρνει ειδοποίηση.

Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης

Από τη σελίδα «Αξιολόγηση» μπορείτε να συμπληρώσετε, μία φορά κάθε σχολική χρονιά, ένα ανώνυμο ερωτηματολόγιο για το σχολείο. Η απάντησή σας αποθηκεύεται χωρίς όνομα και χωρίς καμία σύνδεση με τον λογαριασμό σας. Από την ημερομηνία κρατάμε μόνο τον μήνα και τη σχολική χρονιά, όχι την ημέρα και την ώρα, ώστε η απάντηση να μην μπορεί να συνδυαστεί με την ώρα που συνδεθήκατε. Ξεχωριστά κρατάμε μόνο ότι ο λογαριασμός σας απάντησε τη συγκεκριμένη σχολική χρονιά, ώστε να μη μετρηθεί δύο φορές. Η σημείωση αυτή δεν συνδέεται με την απάντησή σας και δεν τη διαβάζει κανείς, ούτε η διεύθυνση: το σύστημα τη χρησιμοποιεί μόνο για να μετρήσει πόσοι λογαριασμοί απάντησαν. Τις απαντήσεις τις διαβάζει μόνο η διεύθυνση του σχολείου. Κανένας αυτόματος κανόνας δεν τις σβήνει: τις κρατάμε από χρονιά σε χρονιά, για να βλέπουμε πώς πάμε. Αν στο ελεύθερο κείμενο γράψετε ονόματα ή άλλες λεπτομέρειες που δείχνουν ποιοι είστε, κρατιούνται όπως τα γράψατε.

Γιατί τα αποθηκεύουμε

Αποκλειστικά για την καθημερινή ενημέρωσή σας για το παιδί σας και για τη διαχείριση των διδάκτρων, στο πλαίσιο της σύμβασης φοίτησης με το σχολείο. Δεν χρησιμοποιούνται για διαφημίσεις και δεν πωλούνται ούτε παραχωρούνται σε τρίτους.

Ποιος τα βλέπει

Κάθε γονιός βλέπει μόνο τα στοιχεία του δικού του παιδιού. Κάθε παιδαγωγός βλέπει μόνο τα παιδιά που της έχουν ανατεθεί και δεν έχει πρόσβαση στα δίδακτρα, στα τηλέφωνα των γονέων ούτε στις διευθύνσεις κατοικίας. Πλήρη πρόσβαση έχει η διεύθυνση του σχολείου. Η γραμματεία έχει πρόσβαση στα ίδια στοιχεία με τη διεύθυνση, ΕΚΤΟΣ από τα οικονομικά (δίδακτρα, υπενθυμίσεις), τις αιτήσεις εγγραφής που συμπληρώνονται στον χώρο του σχολείου, τα email που μας στέλνετε ή σας στέλνουμε από το Gmail του σχολείου, τα inbox του υπηρεσιακού email του σχολείου (@iliohamogelo.com), εκτός από το inbox της γραμματείας (grammateia@iliohamogelo.com), και τις απαντήσεις του ερωτηματολογίου αξιολόγησης. Οι περιορισμοί αυτοί επιβάλλονται από τη βάση δεδομένων. Εξαίρεση: τις αιτήσεις που συμπληρώνονται από το σπίτι μέσω συνδέσμου τις βλέπει και η γραμματεία, ώστε να τις καταχωρήσει (βλ. «Αίτηση εγγραφής»).

Πού φυλάσσονται

Τα δεδομένα φυλάσσονται στην υπηρεσία Supabase, σε υποδομές εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης (Φρανκφούρτη, Γερμανία). Οι σελίδες του portal φιλοξενούνται στο Cloudflare Pages και μία τεχνική βιβλιοθήκη φορτώνεται από το δίκτυο jsDelivr. Για την αποστολή email (υπενθυμίσεις διδάκτρων, επιβεβαιώσεις ραντεβού, ενημερωτικά μηνύματα προς γονείς, ευχές γενεθλίων για το παιδί ή τον γονέα, πρωινή σύνοψη της διεύθυνσης με τα email που μας στείλατε, και ειδοποιήσεις ασφαλείας για νέες συνδέσεις σε λογαριασμούς προσωπικού) χρησιμοποιείται η υπηρεσία Resend, η οποία επεξεργάζεται τη διεύθυνση email σας και το περιεχόμενο του μηνύματος (π.χ. όνομα παιδιού, ώρα ραντεβού ή ποσό οφειλής) για την αποστολή του. Οι σημειώσεις υγείας που κρατάμε στον φάκελο του παιδιού δεν στέλνονται ποτέ με email. Ό,τι όμως μας γράφετε εσείς, σε αίτημα ή με email, μπορεί να βρεθεί και μέσα σε email του σχολείου· για παράδειγμα, τα email που μας στέλνετε τα βλέπει η διεύθυνση και στην πρωινή της σύνοψη. Η ίδια υπηρεσία μεσολαβεί και στην αντίθετη κατεύθυνση, για την παραλαβή των email που στέλνετε εσείς στο σχολείο: εκεί το περιεχόμενο το γράφετε εσείς και μπορεί να είναι οτιδήποτε επιλέξετε να μας πείτε, ενώ το μήνυμα και τα συνημμένα του τα κατεβάζουμε και τα φυλάμε στη δική μας βάση (βλ. «Email που μας στέλνετε»). Για λόγους ασφαλείας, κάθε νέα σύνδεση σε λογαριασμό προσωπικού (διεύθυνσης, παιδαγωγών, γραμματείας) καταγράφεται και ειδοποιείται ο κάτοχος με τη διεύθυνση IP, την κατά προσέγγιση τοποθεσία, τη συσκευή και την ώρα· η κατά προσέγγιση τοποθεσία υπολογίζεται από τη διεύθυνση IP μέσω της υπηρεσίας ipapi.co. Αν έχετε ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις στη συσκευή σας, η παράδοσή τους γίνεται μέσω των υπηρεσιών Google, Apple ή Mozilla, ανάλογα με τη συσκευή και το πρόγραμμα περιήγησής σας. Το Cloudflare, το jsDelivr, το Resend, το ipapi.co και οι υπηρεσίες ειδοποιήσεων είναι πάροχοι με έδρα ή υποδομές που ενδέχεται να βρίσκονται και εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (π.χ. ΗΠΑ)· η τυχόν διαβίβαση καλύπτεται από τις κατάλληλες εγγυήσεις του GDPR (τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες / πλαίσιο επάρκειας). Οι πάροχοι αυτοί ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία, βλέπουν μόνο ό,τι είναι τεχνικά απαραίτητο και δεσμεύονται από όρους επεξεργασίας δεδομένων (DPA).

Cookies

Το portal δεν χρησιμοποιεί cookies, διαφημιστικούς κώδικες ή εργαλεία παρακολούθησης. Χρησιμοποιείται μόνο η τοπική αποθήκευση του browser σας για να παραμένετε συνδεδεμένοι, κάτι τεχνικά απαραίτητο για τη λειτουργία της σύνδεσης. Αν στη σελίδα εισόδου δεν επιλέξετε «Κράτα με συνδεδεμένο», η σύνδεση διαγράφεται μόλις κλείσει ο browser. Επιπλέον, για να λειτουργεί το portal και όταν χαθεί το δίκτυο, ο browser σας κρατά τοπικά αντίγραφα των σελίδων που επισκεφθήκατε· η προσωρινή αυτή μνήμη μπορεί να περιλαμβάνει και διευθύνσεις σελίδων που περιέχουν αναγνωριστικά παιδιών. Τα ίδια τα δεδομένα των παιδιών ΔΕΝ αποθηκεύονται εκεί — κατεβαίνουν κάθε φορά από τον διακομιστή. Τα τοπικά αυτά αντίγραφα διαγράφονται μόλις πατήσετε «Έξοδος». Αν έχετε ενεργοποιήσει τις ειδοποιήσεις, κρατείται επιπλέον στον διακομιστή μας μια διεύθυνση παράδοσης ανά συσκευή (δείτε την επόμενη ενότητα).

Ειδοποιήσεις στη συσκευή σας

Αν ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις από την καρτέλα του λογαριασμού σας, το portal αποθηκεύει για κάθε συσκευή που το ζητήσατε μια διεύθυνση παράδοσης ειδοποιήσεων, τα κλειδιά κρυπτογράφησης που χρειάζονται και το πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιήσατε. Οι ειδοποιήσεις παραδίδονται μέσω των υπηρεσιών του κατασκευαστή της συσκευής ή του browser σας (Google, Apple ή Mozilla), οι οποίες μπορεί να βρίσκονται εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Γι' αυτό οι ειδοποιήσεις που στέλνουμε γράφουν μόνο ότι υπάρχει κάτι νέο, ΠΟΤΕ όνομα παιδιού ή περιεχόμενο: τα δείχνει η συσκευή σας ακόμη και σε κλειδωμένη οθόνη, και το περιεχόμενο μένει πίσω από τη σύνδεσή σας. Μπορείτε να τις σταματήσετε όποτε θέλετε με το κουμπί «Απενεργοποίηση» στην ίδια καρτέλα, ή πατώντας «Έξοδος», οπότε η εγγραφή της συσκευής διαγράφεται.

Σύνδεσμοι τρίτων

Αν πατήσετε το κουμπί «Κριτική στο Google», μεταφέρεστε στη σελίδα του σχολείου στους Χάρτες Google, όπου μπορείτε, αν θέλετε, να γράψετε δημόσια κριτική. Στη Google οδηγεί και ο σύνδεσμος «Google» που υπάρχει δίπλα στο κουμπί «Προσθήκη στο ημερολόγιο», στις σελίδες «Ραντεβού» και «Ημερολόγιο»: ανοίγει το Ημερολόγιο Google με προσυμπληρωμένα τα στοιχεία του ραντεβού ή της εκδήλωσης, τα οποία ταξιδεύουν στη Google μέσα στη διεύθυνση της σελίδας. Για ένα ραντεβού αυτά είναι το ονοματεπώνυμο του παιδιού σας, το ονοματεπώνυμο της παιδαγωγού, η ημέρα και η ώρα του ραντεβού και η διεύθυνση του σχολείου. Αν δεν το θέλετε, πατήστε το κουμπί «Προσθήκη στο ημερολόγιο»: κατεβάζει ένα αρχείο στη συσκευή σας και δεν στέλνει τίποτα στη Google. Σε κάθε περίπτωση, εκεί ισχύουν οι όροι και η πολιτική απορρήτου της Google, η οποία ενδέχεται να χρησιμοποιεί cookies, και καμία μετάβαση δεν γίνεται αυτόματα: μόνο αν πατήσετε εσείς τον σύνδεσμο.

Για πόσο καιρό

Τα δεδομένα του ενεργού λογαριασμού διατηρούνται όσο το παιδί φοιτά στο σχολείο. Μόλις το παιδί αποχωρήσει, βγαίνει αμέσως από τις καθημερινές οθόνες του σχολείου. Αν δεν έχετε άλλο παιδί που φοιτά, ο λογαριασμός σας κλειδώνει: όταν συνδέεστε βλέπετε μόνο τα στοιχεία επικοινωνίας του σχολείου και, αν υπάρχει υπόλοιπο, τους λογαριασμούς για την εξόφλησή του, και δεν σας στέλνουμε πια email ούτε ειδοποιήσεις από το portal, εκτός από όσα σας γράψουν η διεύθυνση ή η γραμματεία από τα υπηρεσιακά email του σχολείου. Ο λογαριασμός δεν διαγράφεται, ώστε μια λανθασμένη αποχώρηση ή μια νέα εγγραφή να τον ανοίξει ξανά όπως ήταν, με τον ίδιο κωδικό. Τα δεδομένα του παιδιού παύουν να ενημερώνονται, δεν μετακινούνται όμως κάπου αλλού και δεν διαγράφονται από μόνα τους: η καρτέλα του παιδιού, τα ημερήσια μπλοκάκια, οι σημειώσεις φροντίδας και η διεύθυνση κατοικίας παραμένουν στο σύστημα του σχολείου ως μαθητικό αρχείο, χωρίς προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης. Ένα μόνο πράγμα έχει δικό του αυτόματο κανόνα: οι φωτογραφίες και τα σύντομα βίντεο του παιδιού διαγράφονται μόλις κλείσουν δύο (2) χρόνια. Το ετήσιο αρχειακό αντίγραφο (μητρώο μαθητών, βλ. αμέσως πιο κάτω) τηρείται, όπως και τα υπόλοιπα στοιχεία του μαθητικού αρχείου, χωρίς προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης. Μπορείτε οποτεδήποτε να ζητήσετε την οριστική διαγραφή των δεδομένων του παιδιού σας: τη διενεργεί η διεύθυνση με τη λειτουργία «Οριστική διαγραφή», με την επιφύλαξη μόνο όσων πρέπει να τηρηθούν για φορολογικές ή άλλες νομικές υποχρεώσεις.

Όπως κάθε σχολείο τηρεί μαθητικό αρχείο, έτσι κι εμείς κρατούμε ένα εσωτερικό ψηφιακό αρχείο, με πρόσβαση αποκλειστικά από τη διεύθυνση. Για διαφάνεια, σας ενημερώνουμε ότι πριν από κάθε οριστική διαγραφή παιδιού ή καταχωρημένης αίτησης εγγραφής, το σύστημα κρατά αυτόματα ένα αρχειακό αντίγραφο που μπορεί να περιλαμβάνει: στοιχεία παιδιού και γονέων, στοιχεία επικοινωνίας, το ιστορικό διδάκτρων και (για τις αιτήσεις) ΑΦΜ/ΔΟΥ και διεύθυνση. Η υπογραφή του κηδεμόνα ΔΕΝ μπαίνει στο αρχειακό αντίγραφο, ούτε κρατιέται τέτοιο αντίγραφο για τις υποβολές που έρχονται με σύνδεσμο (βλ. «Αίτηση εγγραφής»). Το αρχείο αυτό τηρείται χωρίς προκαθορισμένη ημερομηνία λήξης, όπως κάθε σχολείο τηρεί το μαθητικό του αρχείο, και διαγράφεται μόνο με απόφαση της διεύθυνσης ή ύστερα από δικό σας αίτημα· νομική βάση είναι η εκπλήρωση των νόμιμων υποχρεώσεων (τήρηση μαθητικού/φορολογικού μητρώου) και το έννομο συμφέρον του σχολείου να τεκμηριώνει τη φοίτηση των παιδιών που πέρασαν από αυτό. Το δικαίωμα διαγραφής (βλ. παρακάτω) υπόκειται σε αυτές τις νόμιμες περιόδους τήρησης.

Ξεχωριστά από το ετήσιο αρχειακό αντίγραφο πιο πάνω, το σχολείο τηρεί μητρώο μαθητών με όσους φοίτησαν: επώνυμο και όνομα, ημερομηνία γέννησης, τμήμα, τις σχολικές χρονιές φοίτησης και όσα δίδακτρα δεν εισπράχθηκαν, μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας της οικογένειας (ονόματα γονέων, email, τηλέφωνα) και τη διεύθυνση κατοικίας. Όπως το χάρτινο μητρώο που κάθε σχολείο κρατά ανέκαθεν, το μητρώο αυτό δεν έχει ημερομηνία λήξης. Τα στοιχεία επικοινωνίας των γονέων φυλάσσονται χωριστά από το ίδιο το μητρώο, ώστε να μπορούν να αφαιρεθούν μόνα τους αν κάποτε χρειαστεί. Η πρόσβαση είναι αποκλειστικά της διεύθυνσης. Μπορείτε οποτεδήποτε να ρωτήσετε τι τηρούμε για το παιδί σας και να ζητήσετε τη διαγραφή του, με την επιφύλαξη μόνο όσων πρέπει να τηρηθούν για φορολογικές ή άλλες νομικές υποχρεώσεις.

Ειδικά για τις φωτογραφίες και τα σύντομα βίντεο των παιδιών: διαγράφονται αυτόματα όταν συμπληρώσουν δύο (2) χρόνια. Ο κανόνας ισχύει και για τις φωτογραφίες και τα βίντεο του ημερήσιου μπλοκακιού (δύο χρόνια από την ημέρα που τραβήχτηκαν) και για τις φωτογραφίες που συνοδεύουν ανακοινώσεις, όπως γιορτές και εκδηλώσεις (δύο χρόνια από την ανακοίνωση). Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για τις φωτογραφίες της σελίδας «Φωτογραφίες» (δύο χρόνια από την ημέρα που τραβήχτηκαν). Ο καθαρισμός τρέχει μόνος του μία φορά τον μήνα. Το κείμενο παραμένει ως ιστορικό (γεύματα, ύπνος, παρατηρήσεις του μπλοκακιού· τίτλος και περιεχόμενο της ανακοίνωσης)· φεύγουν μόνο οι φωτογραφίες και τα βίντεο. Οι σύνδεσμοι λήψης για τα συνημμένα αρχεία των μηνυμάτων παύουν να λειτουργούν τριάντα (30) ημέρες μετά την αποστολή. Ανεξάρτητα από όλα αυτά, μπορείτε να ανακαλέσετε οποτεδήποτε τη συναίνεση για τις φωτογραφίες και τα βίντεο ή να ζητήσετε τη διαγραφή τους νωρίτερα.

Τα δικαιώματά σας

Ως προς τα δεδομένα σας (και του παιδιού σας) έχετε τα δικαιώματα: πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, εναντίωσης, καθώς και φορητότητας των δεδομένων. Όπου η επεξεργασία βασίζεται στη συναίνεσή σας (π.χ. φωτογραφίες), μπορείτε να ανακαλέσετε τη συναίνεση οποτεδήποτε, χωρίς αυτό να θίγει τη νομιμότητα όσων προηγήθηκαν. Για να ασκήσετε οποιοδήποτε δικαίωμα, επικοινωνήστε με το σχολείο στα παραπάνω στοιχεία και θα σας απαντήσουμε το συντομότερο. Το δικαίωμα διαγραφής ενδέχεται να περιορίζεται από νόμιμες υποχρεώσεις τήρησης (βλ. «Για πόσο καιρό»). Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λ. Κηφισίας 1-3, Αθήνα, www.dpa.gr).

Ασφάλεια των δεδομένων

Λαμβάνουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων: η πρόσβαση ελέγχεται ανά ρόλο μέσα από τη βάση δεδομένων (κάθε χρήστης βλέπει μόνο ό,τι του αναλογεί), οι φωτογραφίες, τα βίντεο και τα έγγραφα διακινούνται με προσωρινούς, ασφαλείς συνδέσμους, και δεν υπάρχει δημόσια εγγραφή. Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων που ενδέχεται να θέτει σε κίνδυνο τα δικαιώματά σας, θα ενημερώσουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων και, όπου απαιτείται, εσάς, σύμφωνα με τον GDPR.